Protection des renseignements personnels
Dans cette page, vous trouverez les informations et politiques en lien avec la protection des renseignements personnels telles qu’appliquées chez Styledent:
Programme de gestion de la protection de la vie privée.
Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP).
Politique générale sur la protection et la divulgation des renseignements personnels.
Politique sur la protection et la divulgation des renseignements personnels des candidats à un poste.
Processus de traitement des plaintes.
Programme de gestion de la protection de la vie privée.
Éléments de notre programme de gestion de la protection de la vie privée
1. Engagement de Styledent
Tout d’abord, nous avons nommé une personne responsable de surveiller l’élaboration, la mise en œuvre et le maintien de notre programme de gestion de la protection de la vie privée. Des politiques, des processus et des procédures sont en place, et nos employés sont formés.
Notre structure de gouvernance interne favorise une culture respectueuse de la vie privée. En plus d’avoir nommé une personne responsable de surveiller l’élaboration, la mise en œuvre et le maintien de notre programme de gestion de la protection de la vie privée, d’autres personnes participent à la gestion des renseignements personnels.
Notre personne responsable de la protection de la vie privée
• s’assure que les mesures de contrôle du programme sont appliquées;
• coordonne les mesures de contrôle avec les autres personnes responsables appropriées;
• est responsable de l’évaluation et de la révision continues des mesures de contrôle de notre programme;
• représente Styledent en cas d’enquête liée à une plainte;
• promeut le respect de la vie privée au sein de notre organisation.
Notre programme interne de vérification permet de contrôler la conformité de nos politiques en matière de protection des renseignements personnels.
2. Mesures de contrôle du programme
a) Inventaire des renseignements personnels
Nous avons examiné les renseignements personnels en notre possession et la façon dont ils étaient gérés. Nous connaissons les renseignements personnels en notre possession et nous déterminons selon un processus défini, si nous en avons réellement besoin. Les types de renseignements personnels recueillis et leurs conditions de conservation sont documentés. Ainsi, nous savons le type de consentement que nous devons obtenir des personnes concernées et la façon dont les renseignements sont protégés.
b) Politiques, processus et procédures
Nous avons élaboré et documenté des politiques, des processus et des procédures internes, accessibles aux employés, pour:
(i) la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels, y compris les exigences en matière de consentement et d’avis : nos employés comprennent leur obligation d’informer les personnes de la raison pour laquelle ils recueillent, utilisent et communiquent des renseignements personnels et ils en obtiennent leur consentement;
(ii) l’accès aux renseignements personnels et leur correction : nos employés savent que les personnes ont le droit d’avoir accès à leurs renseignements personnels et de les corriger et les délais à respecter;
(iii) l’utilisation responsable des renseignements et des technologies de l’information, y compris les mesures de contrôle de sécurité administratives, physiques et technologiques et le contrôle approprié de l’accès : nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées. Nos classeurs sont verrouillés et nos bases de données électroniques sont protégées par des mesures de contrôle de l’accès et le chiffrement. Le contrôle de l’accès en fonction des rôles est utilisé pour limiter l’accès aux renseignements. Nos employés ont donc uniquement accès aux renseignements personnels dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches au sein de Styledent;
(iv) la conservation et la destruction sécuritaire des renseignements personnels recueillis en fonction de règles de conservation établies selon les bonnes pratiques recommandées dans l’industrie;
(v) la possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes : Styledent s’est dotée d’une politique interne si une personne veut déposer une plainte au sujet des pratiques de gestion des renseignements personnels de notre organisation .
c) Évaluation du risque
Pour toute nouvelle initiative liée à la collecte, à l’utilisation et à la communication de nouveaux renseignements personnels, Styledent en évalue les risques de menaces pour la sécurité.
d) Formation et sensibilisation
Nos employés sont formés et sensibilisés à la protection de la vie privée. Nos employés suivent annuellement, des cours de sensibilisation adaptés à leur rôle. Ces cours sont obligatoires pour tous les employés.
e) Protocole d’intervention/de gestion en cas d’atteinte ou d’incident
En cas d’incident ou d’atteinte à la vie privée, notre procédure favorise une approche axée sur la collaboration en faisant intervenir les employés appropriés.
f) Gestion des fournisseurs de services
Nos fournisseurs de services de traitement des données n’ont accès qu’aux renseignements personnels recueillis par Styledent dont ils ont besoin pour réaliser les tâches déléguées contractuellement. Les solutions en place permettent de limiter les accès et de les protéger.
Évaluation continue et révision
Styledenet contrôle, évalue et révise son cadre de gestion de la protection de la vie privée pour s’assurer qu’il reste pertinent et efficace.
1. Plan de surveillance et de révision
Ce plan inclut un calendrier de révision de toutes les politiques et de toutes les autres mesures de contrôle du programme.
2. Mesures de contrôle du programme
Notre processus en continu permet :
• d’identifier les nouvelles menaces et les nouveaux risques;
• de tenir compte des dernières constatations liées aux plaintes ou découlant des vérifications ;
• d’identifier les nouveaux services exigeant une collecte, une utilisation ou une communication accrue de renseignements personnels;
• de confirmer l’efficacité de notre programme de sensibilisation et le degré de respect de nos politiques et de nos procédures.
À la lumière des résultats du processus d’évaluation, Styledent détermine si des mesures doivent être prises pour mettre à jour ou réviser les mesures de contrôle du programme. Les changements apportés sont communiqués aux employés. Notre responsable de la protection des renseignements personnels prend les mesures appropriées pour :
a) mettre à jour continuellement l’inventaire des renseignements personnels, en assurer l’actualité, et cerner et évaluer les nouveaux cas de collecte, d’utilisation et de communication;
b) examiner et réviser les politiques au besoin, à la suite d’évaluations de vérification, en réponse à une atteinte ou une plainte, en fonction d’une nouvelle orientation ou de nouvelles pratiques ;
c) traiter les évaluations d’impact sur la vie privée et les évaluations des menaces et des risques à la sécurité lors de nouvelles initiatives au sein de l’organisation;
d) examiner et modifier les cours de sensibilisation annuellement;
e) examiner et adapter les protocoles d’intervention/de gestion en cas d’atteinte et d’incident et mettre en œuvre les recommandations et les leçons apprises à la suite d’incidents;
f) examiner et, au besoin, peaufiner les exigences avec les fournisseurs de services.
Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP).
Lidia Croteau, Vice-présidente Développement des Affaires
lidia@styledent.com
Tel: 514 433 3618
Politique sur la protection et la divulgation des renseignements personnels pour les utilisateurs du site Web styledent.com (« Politique »).
Styledent prend à cœur la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des renseignements personnels des utilisateurs de son site Web (« Utilisateurs »). Cette politique sera révisée à l’occasion pour tenir compte des modifications apportées à la façon dont nous traitons les renseignements personnels de nos utilisateurs. Sa dernière version date du 28 août 2023.
Pour l’application de la présente politique, l’expression « renseignements personnels » s’applique à tout renseignement permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.
La présente politique présente un abrégé des politiques de Styledent concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels de nos utilisateurs, qui constituent le cycle de vie des renseignements personnels chez Styledent.
La disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des renseignements personnels sont fondamentales chez Styledent
Styledent établit avec ses utilisateurs, des relations basées sur la confiance. Nous nous commettons à protéger les renseignements personnels de nos utilisateurs. Seuls les employés autorisés de Styledent accèdent à vos renseignements personnels. Nos processus d’affaires et nos systèmes informatiques sont conçus pour prévenir l’utilisation non autorisée ou inadéquate, la publication, la modification ou la destruction de vos renseignements personnels. Lorsque nous vous demandons des renseignements personnels, nous vous expliquons les raisons motivant notre demande et nous sollicitons votre consentement.
Styledent collecte des renseignements personnels requis à la gestion des ebooks qu’elle publie, des demandes de renseignements généraux qui lui sont soumises et des demandes de mandats qu’elle reçoit; Styledent respecte le principe de nécessité. Styledent protège les renseignements personnels recueillis tout au long de leur cycle de vie et possède une procédure de destruction des renseignements personnels; nous ne conservons pas indéfiniment les renseignements personnels de nos utilisateurs.
Quels sont les renseignements personnels que nous collectons auprès des utilisateurs?
Règle générale, pour un utilisateur de notre site Web, nous collectons les renseignements personnels suivants: numéro de téléphone, adresse courriel, adresse IP et localisation.
Comment collectons-nous vos renseignements personnels?
Nous collectons les renseignements personnels directement auprès des utilisateurs, lorsqu’ils communiquent avec nous que ce soit sur papier ou numériquement.
Quels sont les motifs pour lesquels nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels?
Avant de collecter vos renseignements personnels, nous vous expliquons les raisons de cette collecte et nous vous demandons votre consentement. Si nous avons besoin de renseignements personnels pour un autre motif, nous communiquerons avec vous pour vous l’expliquer et obtenir votre consentement. Les motifs pour lesquels nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels incluent :
Vérifier votre identité et confirmer les renseignements que vous nous avez fournis pour ainsi prévenir et détecter la fraude;
Communiquer avec vous par courriel ou par téléphone;
Répondre à vos demandes de renseignements ou à vos préoccupations;
Nous conformer aux exigences réglementaires;
Améliorer ou personnaliser l’expérience utilisateurs.
À n’importe quel moment, vous pouvez nous informer que vos renseignements personnels ne peuvent plus être pris en compte pour des communications futures.
Quels sont les motifs pour lesquels nous communiquons vos renseignements personnels?
Relativement à un ou plusieurs des motifs mentionnés à la section « Quels sont les motifs pour lesquels nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels? » ci-dessus, Styledent partagera vos renseignements personnels avec un autre employé ou une autre organisation lorsqu’il est nécessaire et approprié de le faire et dans les situations suivantes:
Nos employés
Seuls les employés autorisés de Styledent devant prendre connaissance de vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions, accèderont ceux-ci. On parle donc des employés du secteur des ventes et du secteur des communications.
Nos fournisseurs de services
Les tiers fournissant des services au nom de Styledent comme des services en lien avec nos sites web : hébergement, entretien et autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements.
Les obligations légales
Il peut arriver que nous recueillions, utilisions ou communiquions vos renseignements personnels sans vous en aviser et sans votre consentement lorsque la loi ou une autorité légitime nous y autorise ou nous y oblige. À titre d’exemple, nous pourrions communiquer vos renseignements personnels dans le cadre d’une action en justice, pour nous conformer à une obligation de divulgation prévue par la loi ou à une ordonnance d’un tribunal.
Nous pourrions également communiquer vos renseignements personnels à toute partie prenant part à des ententes commerciales, à titre d’exemple, s’il advenait une situation de vente, d’acquisition, de cession ou de fusion de l’entreprise ou autres.
De quelle façon les renseignements personnels sont-ils sécurisés?
Nous avons adopté des politiques pour protéger vos renseignements personnels contre les accès, les communications et les destructions sans autorisation. Nous avons mis en place des mesures de protection administratives, matérielles et technologiques, entre autres, avec l’utilisation de logiciels de sécurité, de mots de passe et de pare-feu pour bloquer l’accès sans autorisation aux ordinateurs. Nos employés sont formés sur le traitement confidentiel des renseignements personnels.
Toutefois, aucune transmission ou sauvegarde en ligne de vos renseignements personnels n’est complètement sûre; les évolutions de l’internet liées à la sécurité et à la protection des renseignements personnels sont indépendantes de notre volonté.
Nous prenons tous les moyens pour protéger vos renseignements personnels, mais nous ne pouvons garantir à 100% la sécurité des données transmises par un moyen électronique.
De quelle façon vos renseignements personnels sont-ils stockés et détruits?
Vos renseignements personnels sont stockés physiquement aux bureaux de Styledent, sur nos serveurs et/ou dans un environnement infonuagique. Lorsque nous n’aurons plus besoin de vos renseignements personnels aux fins décrites dans la présente politique, ou pour d’autres motifs autorisés par la loi, nous en disposerons de façon sécuritaire.
Quels sont vos droits?
Vous avez le droit :
De consulter et de modifier vos préférences de consentement spécifiques à vos renseignements personnels;
De constater l’utilisation que nous faisons des fichiers de témoins, des pixels invisibles et des technologies similaires;
De communiquer vos préférences de communications avec nous;
De vous opposer à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels pour des motifs précis;
De consulter vos renseignements personnels et en demander la modification s’ils sont inexacts. Pour ce faire, vous devez nous soumettre une demande écrite en fournissant des détails qui nous permettrons de vous identifier, et les renseignements personnels à corriger. Envoyez votre demande au secteur des ventes à l’adresse admin@styledent.com. Ce service sera, règle générale, fourni gratuitement.
Consentement
En communiquant avec Styledent que ce soit en lien avec les demandes de renseignements généraux qui lui sont soumises ou les demandes de mandats qu’elle reçoit, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels aux fins énoncées à la section « Quels sont les motifs pour lesquels nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels? » et « Quels sont les motifs pour lesquels nous communiquons vos renseignements personnels? » ci-dessus.
Tel que la loi l’exige, nous vous demanderons votre consentement avant d’utiliser vos renseignements personnels à toute autre fin non visée par le consentement initial.
Vous pouvez annuler votre consentement en tout temps sous réserve des restrictions prévues par la loi. L’annulation de votre consentement peut impacter notre capacité, dans le futur, à communiquer avec vous.
Questions, préoccupations et mises à jour de vos renseignements personnels
Communiquer avec nous pour consulter vos renseignements personnels ou si vous avez des questions ou des préoccupations, y compris:
Consulter vos renseignements personnels, les corriger ou les mettre à jour;
Soumettre des questions ou soulever des préoccupations au sujet de la présente politique ou de toute autre question liée à la collecte, l’utilisation, la protection, la conservation ou la communication de vos renseignements personnels par Styledent;
Annuler votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels par Styledent.
Veuillez adresser toute demande de la sorte à admin@styledent.com
Processus de traitement des plaintes.
Si vous pensez avoir été victime d’un vol d’identité, signalez-le-nous immédiatement. Nous nous engageons à respecter votre droit à assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels que nous collectons, utilisons, conservons et communiquons dans le cadre de nos activités. Pour en savoir plus sur notre politique de confidentialité, consultez la politique sur la protection et la divulgation des renseignements personnels pour les utilisateurs de notre site web, publiée sur notre site web.
Pour toute question ou plainte, écrivez-nous à admin@styledent.com